Usein yritysten verkkosivuilla tulee vastaan niin sanottuja sähköisiä lomakkeita, jotka todellisuudessa ovat vain digitalisoitua paperia pdf-muodossa verkkosivuilla. Ne voidaan joskus parhaassa tapauksessa täyttää tietokoneella ”sähköisesti”, mutta sen jälkeen ne tulee tulostaa allekirjoitusta varten ja joko palauttaa kirjeitse tai skannata turvallisella sähköpostilla lähetettäväksi.
Tällaiset tulostettavat tiedostot eivät tue tai nopeuta verkossa tapahtuvaa asiakaspalvelua juuri lainkaan. Se, että paperit ovat tarjolla internetissä tulostettavaksi, sen sijaan että ne noudettaisi fyysisestä asiointipisteestä, eivät nykypäivän digitalisoituneessa maailmassa täytä sähköisen asioinnin tarpeita.
Tietoturvallisuutta ei myöskään sovi unohtaa. Mikäli lomakkeella kysytään henkilökohtaista tai salassa pidettävää tietoa, jo lainsäädäntö (GDPR) edellyttää tiedon suojaamista, kun sitä siirretään tai säilötään järjestelmissä. Monissa tapauksissa tarpeena on myös lomakeratkaisun liittäminen jonkinlaiseen luotettavaan asioijan tunnistuspalveluun. Nämä ovat usein syynä siihen, miksi lomakkeiden digitalisointi koetaan haasteelliseksi.
Sähköinen lomake digitaalisessa palveluprosessissa
Asiointiin liittyvät ongelmat on kuitenkin mahdollista ratkaista. Sähköisiä lomakkeita voidaan julkaista tietoturva ja tietosuoja huomioonottaen ja lomakkeiden käyttöön voidaan liittää erilaisia käyttäjien tunnistustapoja. Turvallisilla lomakkeilla tieto kulkee vain niille osapuolille, joille se on tarkoitettu ja luottamuksellista tietoa ei välivarastoida tarpeettomasti.
Deltagonilla on julkaisuratkaisu, jonka avulla myös korkeaa tietosuojaa edellyttävät lomakkeet pystytään julkaisemaan ilman koodausprojekteja, täyttämään verkossa ja turvallisesti edelleen välittämään tietojen vastaanottajalle. Hyödyntämällä dynaamisuutta lomakkeiden esittämisessä asiointikokemusta voidaan suoraviivaistaa ja nopeuttaa yhdistämällä useita samankaltaisia tai toisiinsa liittyviä lomakkeita yhteen asiointitapahtumaan.
Asiakkaat haluavat palvelunsa verkossa nopeasti ja helposti juuri silloin kuin heille itselleen sopii. Myös yrityksen näkökulmasta aikaa säästyy, kun lomakkeet ovat heti perillä ja kaikki samalla lailla selvästi täytettynä ja mieluiten jopa suoraan käsittelyjärjestelmään siirrettynä. Pakotetut kentät ja tarkasti määritetyt sallitut tietotyypit vähentävät myös tarvetta ongelmallisille lisäselvityksille minimoiden puutteellisesti tai virheellisesti täytetyt lomakkeet.
Magic Cloud ja Deltagon pitävät yhteisen, digitaalisia lomakkeita ja työtilaa käsittelevän asiantuntijawebinaarin 22.5. klo 14:15. Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan!
Kirjoittaja: Teemu Suuronen, Security Sales Engineer, Deltagon Group Oy
