Tiedostojen hallintaan lienee aina liittynyt erilaisia haasteita. Tänä keväänä päänvaivaa yrityksille aiheuttaa EU:n tietosuoja-asetus GDPR. Vaikka kirjainyhdistelmä aiheuttaakin monien korvissa tinnitusta, on asetuksen mukanaan tuomiin haasteisiin myös olemassa käytännöllisiä ja helposti käyttöönotettavia ratkaisuja.
Tiedostojen ja tietojen hallinnan suhteen asetuksella on esimerkiksi vaikutuksia henkilötietoja sisältävien tiedostojen käsittelyyn ja kansioiden käyttöoikeuksien hallintaan. GDPR:n velvoitteiden mukaisesti yrityksen on myös varmistuttava ulkoistuspalveluiden tietojen käsittelyn tavoista ja suojauksista sekä voitava tarvittaessa todentaa, kuka ja milloin asiakkaan tietoja on käsitellyt.
Tyypillisiä haastetilanteita yritysten tiedostojen hallinnassa:
- Tiedostojen yhteiskäyttö eri paikkakunnilla sijaitsevien toimipisteiden välillä
- Asiakas toimittaa esimerkiksi kuukausittain aineistoa tai esimerkiksi henkilötietoja sisältävää materiaalia paperisena tai sähköpostitse
- Asiakkaalle tulee toimittaa raportteja ja selontekoja tietoturvallisesti niiden valmistuessa
- Erilaiset dokumentit ja pöytäkirjat halutaan pitää sekä asiakkaan että yrityksen saatavilla ja kommentoitavissa yhteisessä tiedostosijainnissa
- Herää kysymys tiedostojen tietoturvasta ja sijainnista
- Herää kysymys, kuka tiedostoja on käyttänyt ja muokannut
- Tarve helppoon versiohistorian palauttamiseen
Magic ShareFile – Tietoturvallista ja helppoa tiedostojen hallintaa
Toimivan, joustavan ja luotettavan pilvipalvelun avulla tiedostojen muun muassa yllä listattuihin hallinnan haasteisiin voidaan vastata. Ratkaisuja ja toteutustapoja hallinnan haasteiden taltuttamiseen lienee lukuisia. Tarjoamamme Magic ShareFile -tiedostojen jako- ja hallintapalvelu vastaa jokapäiväisiin aineistojen liikutteluun ja arkistointiin liittyviin haasteisiin esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
- Tiedot sijaitsevat Suomessa omassa palvelinkeskuksessamme
- Sensitiivisten tiedostojen jakaminen ja säilyttäminen tietoturvallisesti pilvipalvelussa
- Kansioiden käyttöoikeuksien helppo hallinta
- Tiedostojen yhteiskäyttäminen esimerkiksi asiakkaan kanssa
- Tiedostojen ja kansioiden käytön raportointi: esimerkiksi raportit siitä, kuka tiedostoja on käyttänyt
Koska Magic Cloud on suomalainen palveluntarjoaja, on tiedostojen hallinnan haasteiden taltuttamisesta ja GDPR:n vaatimusten toteutumisesta myös helppo viestiä kanssamme. Mikäli kirjoitukseni herätti kysymyksiä, älä siis epäröi kysyä!
