Yritysviestinnässä sähköposti lienee edelleen pääasiallisin viestintäkanava. Sähköpostiviestinnän tietoturvan varmistaminen ja toteuttaminen saattaa kuitenkin helposti unohtua, vaikka yksinkertaisia ja erilaisiin tarpeisiin soveltuvia toteutustapoja löytyy markkinoilta lukuisia. Me Magic Cloudilla tarjoamme asiakkaillemme useampia erilaisia tietoturvaa parantavia ratkaisuja ja avaan tässä blogikirjoituksessani sähköpostin salauspalvelun ja tiedostokirjaston käyttötarkoituksia sähköpostin tietoturvaan liittyen.

Muistutan aluksi sähköpostiviestinnän tietoturvan lähtökohdasta: tavallinen sähköpostiviesti on käytännössä täysin avointa liikennettä, joten tietoturvaa vaativan viestin tai liitteiden lähettäminen salaamattoman sähköpostin kautta ei ole suositeltavaa. 

Tietoturvaa vaativat sähköpostit ja/tai niiden liitetiedostot sisältävät esimerkiksi henkilöturvatunnuksia, käyttäjätunnuksia ja salasanoja, sopimusluonnoksia- ja papereita, verokortteja, palkka- tai terveystietoja. Henkilötietojen käsittelyä ohjaavan EU:n tietosuoja-asetuksen myötä myös kaikkien tunnistettavien henkilötietojen liikuttelemiseen sähköpostitse kannattaa suhtautua varovaisuudella.

Markkinoilla olevat sähköpostin salausratkaisut vaihtelevat pääosin käyttömukavuudeltaan: useissa palveluissa myös vastaanottajan on käytettävä samaa salaustekniikkaa tai lähettäjän on kirjauduttava erilliseen palveluun salattujen viestien lähettämiseksi. Molemmat tarjoamamme palvelut on liitettävissä suoraan käyttäjän omaan sähköpostiin ja järjestelmä vaatii vastaanottajalta kirjautumista vain, mikäli viestin tai sen liitetiedoston lähettäjä niin määrittelee.

Valitsen Magic SafeMailin, kun

• haluan suojata koko lähetettävän viestin ja viestissä olevat liitetiedostot.
• haluan viestiin vastaamisen tapahtuvan salatusti ja tietoturvallisesti.
• haluan myös vastaanottajan voivan lähettää minulle liitetiedostoja salatusti.
• haluan varmistua, että viestin vastaanottaa ja avaa tavoittelemani henkilö.
• haluan helppokäyttöistä turvallisuutta yhdelle tai useammalle vastaanottajalle.

Magic SafeMailin käyttäjien ei tarvitse kirjautua erilliseen ohjelmaan, vaan he voivat lähettää salausta vaativan sähköpostin suoraan omasta sähköpostistaan. Yksikertaisimmillaan lisäämällä vastaanottajan sähköpostiosoitteen perään ”.s”.

Summa summarum: Magic SafeMaililla voit salata koko sähköpostiliikenteen; liitteet, viestiin vastaamisen, kaiken.

Valitsen Magic ShareFilen, kun

• haluan suojata viestin liitetiedostot.
• haluan, ettei viestin liitetiedosto tuki minun tai vastaanottajan sähköpostia, eikä vieraile sähköpostipalvelimilla.
• haluan jakaa yhden tai useamman tiedoston tai jopa kokonaisen kansion tai kansiorakenteen vastaanottajan kanssa ja työstää kansiossa olevia tiedostoja yhdessä ilman, että tiedostoja tarvitsee lähetellä sähköpostissa.
• haluan automatisoida säännöllisesti toimitettavien tiedostojen jakelua asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.
• haluan seuranta lähettämieni liitetiedostojen ja jakamieni yhteiskäyttökansioiden käyttöä.

Magic ShareFile mahdollistaa yrityksen tiedostojen tietoturvallisen ja joustavan käytön pilvipalvelusta. Tiedostojen jakaminen ja yhteiskäyttö esimerkiksi asiakkaiden kanssa on helppoa ja tietoturvallista sekä vähentää samalla sähköpostin kuormitusta.

Summa summarum: Magic ShareFilella suojaat liitteet eri salaustasojen mukaisesti ja vähennät sähköpostitse lähetettävien liitetiedostojen määrää. Magic ShareFilessa on lukuisia muitakin hyödyllisiä ja arkea helpottavia ominaisuuksia, joista voit lukea lisää täältä.

Me itse käytämme molempia palveluitamme päivittäin sähköpostiviestinnässämme. Palvelut tukevat toisiaan ja vastaavat erilaisten tietojen, liitetiedostojen ja vastaanottajien tarpeisiin ja toiveisiin. Mikäli sinulla on kysymyksiä omaan sähköpostiviestintääsi ja sen tietoturvaan liittyen, vastaan kysymyksiin mielelläni.