Myynti: 010 328 4701 | Tekninen tuki: 010 328 4709 |

ASIAKKAILLE
FIENSV

Tekninen tuki
010 328 4709
support(a)magiccloud.fi

Myynti
010 328 4701
myynti(a)magiccloud.fi

close

Vinkit Magic ShareFilen tehokkaaseen käyttämiseen - katso webinaaritallenne

Tarjoamamme Magic ShareFile  -tiedostojen jako- ja hallintapalvelu soveltuu moneen: yksinkertaisimmillaan palvelua käytetään resurssienhallinnasta tietokoneen oman muistin tapaan. Sillä erotuksella, että jaetut kansiot ovat näkyvissä ja saatavissa kaikkien Magic ShareFile -ympäristöä käyttävien koneilla samaan aikaan. Tämän lisäksi palvelussa on lukuisia muita ominaisuuksia, joiden avulla on mahdollista käyttää samoja tiedostoja esimerkiksi mobiilissa, offline-synkronoituina ja esimerkiksi yhteiskäyttää niitä asiakkaiden kanssa.

Kokosin tähän kirjoitukseen vinkkejä Magic ShareFilen tehokkaaseen käyttämiseen. Kirjoituksen lopussa linkattuna 16.11.2017 pitämäni avoimen etäkoulutuksen tallenne, josta pääset katsomaan, miltä palvelu näyttää ja miten se käytännössä toimii.

 

Magic ShareFilen käyttöä helpottavat applikaatiot 

Magic ShareFileen ladattavat applikaatiot sujuvoittavat palvelun päivittäistä käyttämistä.

Magic ShareFilen käyttäjien kannattaa ladata käyttöönsä vähintään verkkojaon mahdollistava Drive Mapper -applikaatio sekä sujuvaa sähköpostiviestintää varten Outlook -plugin.

Drive mapper on mielestäni ehdoton edellytys palvelussa olevien tiedostojen sujuvaan päivittäiseen käyttämiseen sekä yrityksen tiedostojen sisäiseen yhteiskäyttöön. Outlook-plugin puolestaan mahdollistaa tiedostojen jakamisen ja konvertoimisen, kun niitä jaetaan eteenpäin esimerkiksi asiakasyrityksille.

Lisäksi Magic ShareFileen on tarjolla muun muassa offline-käytön mahdollistava synkronointi-applikaatio, mobiilikäytön mahdollistavat mobiili-applikaatiot.

 

Tiedostojen toimiva yhteiskäyttö

Nimensä mukaisesti Magic ShareFile soveltuu tiedostojen yhteiskäyttämiseen sekä yrityksen sisällä että esimerkiksi asiakkaiden kanssa.

Yrityksen sisällä yhteiskäytössä olevat tiedostot kannattaa sijoittaa Shared-kansioon. Ympäristön admin-käyttäjän on helppo luoda yrityksen Magic ShareFileen käyttäjäryhmiä, joiden perusteella eri kansiot ovat tarvittaessa näkyvissä eri käyttäjillä.

Asiakasyritysten kanssa suosittelen käyttämään asiakasyritykselle luotavaa kansiota, johon asiakas lisätään ns. ”kevytkäyttäjäksi”. Kevytkäyttäjien lisääminen on ilmaista ja kevytkäyttäjä voi ladata käyttöönsä Desktop-applikaation, jonka avulla yhteinen on kansio on myös asiakkaan käytettävissä esimerkiksi työpöydältä ilman erillisiä kirjautumisia. Yhteiskäyttökansion myötä tiedostoja ei tarvitse enää liikutella sähköpostitse, jolloin myös tiedostojen tietoturva paranee.

 

Tiedostojen helppo jakaminen

Magic ShareFilen käyttäjät voivat sanoa hyvästit sähköpostin tukkiville liitetiedostoille. Palveluun ladatuista tiedostoista voi helposti ottaa linkin, jonka voi lisätä esimerkiksi sähköpostiviestiin, Skypeen, Slackiin tai vaikkapa yrityksen nettisivuille. Saman linkin kautta on myös mahdollista jakaa useampia tiedostoja kerralla.

Linkkien tietoturvataso on määriteltävissä tiedostokohtaisesti, joten käyttäjä voi valita onko tiedosto kenen tahansa linkin saaneen ladattavissa, vaaditaanko vastaanottajalta nimi- ja sähköpostitietoja tai vaatiiko järjestelmä sähköpostin kautta tapahtuvaa kirjautumista.

 

My favorites

Käytän Magic ShareFilea päivittäin yllä mainituilla tavoilla. Tämän lisäksi palvelussa on monia tietoturvaa lisääviä ja päivittäistä tiedostojen käyttöä sujuvoittavia ominaisuuksia. Listaan tähän teille vielä muutaman:

 

Magic ShareFile tarjoaa lukuisia tiedostojen ja kansioiden käytöstä kertovia raportteja.

  • ”File box” hiekkalaatikkona: Magic ShareFilen selainkäyttöliittymässä on olemassa hiekkalaatikko-periaatteella toimiva ”File box”-kansio, johon tiedostoja voi esimerkiksi pyytää ilman, että ne latautuvat automaattisesti koneellesi. Tätä kansiota on hyvä hyödyntää erityisesti avoimissa tiedostojen pyytämisen linkeissä, jolloin ei voi olla varma tiedoston lähettäjästä ja tiedoston turvallisuudesta.

 

  • Applikaatioiden etähallinta: Magic ShareFilen applikaatioita on mahdollista hallita selainkäyttöliittymästä, jossa applikaatiot voidaan poistaa, sulkea tai tyhjentää. Ominaisuus voi tulla tarpeelliseksi esimerkiksi puhelimen kadotessa, jolloin halutaan sulkea Magic ShareFile -applikaatio mahdollisilta ulkopuolisilta silmiltä.

 

  • Kansioiden ja tiedostojen käytön seuranta: palvelussa olevista kansioista, tiedostoista ja palvelun käyttäjistä on saatavilla lukuisia erilaisia lokeja. Esimerkiksi asiakasyhteiskäytössä olevista kansioista on mahdollista ladata loki, johon palvelu listaa kaikki kirjautumiset, tiedostojen lataamiset ja muut kansiota koskettavat toimenpiteet. Näin esimerkiksi Eu:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n vaatimukset tiedostojen käyttämisen osoittamisesta on mahdollista täyttää Magic ShareFilessa olevien tiedostojen osalta.

 


Voit seurata 16.11. pitämäni etäkäyttökoulutuksen tästä:

 

Terhi Meriläinen

Magic Cloudin viestintäasiantuntija. Twitteriin rakastunut some-eläin, joka naputtelee, viestii, visertää, ajoittain myös viheltää. Pitää huolta siitä, että tekniikkajargon ei saa valtaa Magic Cloudin viestimissä ja että äänemme kuuluu ja kaikaa kanavissamme (myös toimistolla).