Pidimme hiljattain onnistuneen aamiaistilaisuuden, missä puhuin osallistujille IT-ympäristöjen ja etenkin alustapalveluiden kustannuksista. Tilaisuudessa käsiteltiin kustannusten tunnistamista sekä sitä, miten yritys kykenee saavuttamaan merkittäviä kustannussäästöjä. Samalla tulin sivunneeksi myös yleisimpiä syitä, miksi yrityksissä aletaan pohtimaan vaihtoehtoisia alustaratkaisuja ja pilvisiirtymää. Yksi yleisimmistä syistä on kustannusrakenteen selkeyttäminen ja se, että ratkaisua halutaan arvioida kustannustehokkuuden näkökulmasta. Tällöin on hyvin normaalia, että tarjouksia ratkaisuista aletaan kysymään useammalta eri toimijalta eli yritys järjestää kilpailutuksen toimijoiden välillä.
Kilpailutuksessa on tunnusomaista, että organisaation IT-ratkaisuista vastaava henkilö saa tehtäväkseen kilpailuttaa palvelut. Prosessia varten pyritään keräämään kuvaus yrityksen ratkaisuista ja samalla lähestytään toimijoita, joita kilpailutukseen halutaan osallistaa. En halua missään nimessä sanoa, että kilpailuttaminen olisi huono asia. Päinvastoin se on hyvä paikka oppia ja saada näkemystä erilaisista toimijoista ja jopa vaihtoehtoisista ratkaisuista. Tarjoavalle osapuolelle taas kilpailutus tuo aina mahdollisuuden tarkastella omaa tarjontaa ja suhteuttaa sitä asiakkaiden vaatimuksiin. Samalla kilpailutus luo myös uudenlaisia haasteita ja kehittää myös sisäisiä toimintamalleja. Mielestäni kilpailutuksiin osallistuessa on kuitenkin tärkeää tiukasta kilpailutilanteesta huolimatta pyrkiä löytämään yrityksen tahtotilan ja toiminnan mukaisia ratkaisuja, jotka kestävät aikaa. Tämä valitettavasti voi muodostua haastavaksi, jos kilpailutuksessa ilmenee seuraavia ongelmia:
1. Yrityksessä ei tiedetä nykyistä kustannusrakennetta
On yleistä, että lopulliseen päätöksentekoon osallistuu yrityksen IT:stä vastaavan henkilön lisäksi myös muita henkilöitä. Usein kilpailutus voi olla hankalaa, jos alustaratkaisujen silloista kustannusrakennetta ei osata hahmottaa. Hieman kärjistäen sanottuna monessa kilpailutuksessa voi olla edessä tilanne, jossa päättäjälle tulee täysin yllättäen kokonaiskustannuksen suuruus. Kilpailutus on mainio hetki tarkastella kustannusrakennetta ja palveluiden järkevyyttä. Toisaalta kilpailuttavan osapuolen on hyvä tiedostaa kustannusrakenteensa jo ennen kilpailutusta. Tällöin vertailu ja sitä kautta myös laadukas päätöksenteko on mahdollista.
2. Yrityksen alustapalveluiden toiminta ja toteutus ei ole selkeä ja tiedostettu
Ennen kilpailutuksen aloitusta, on syytä hahmottaa ja ymmärtää nykyisten ratkaisujen toimintalogiikka ja luonne. Esimerkiksi mikäli yritys haluaa kilpailutuksessa saavuttaa laadukkaita parannusehdotuksia, on nykyinen infrastruktuuri ja esimerkiksi sovelluskerroksen toiminta syytä ymmärtää. Toki on mahdollista, että tarjoavat osapuolet tutustuvat asiakkaan ympäristöön kilpailutuksen aikana, mutta tällöin on syytä varata prosessin läpivientiin riittävästi aikaa. Kun ymmärrät nykyisen toteutuksen, on myös ratkaisuehdotusten laatua ja tarkoituksenmukaisuutta huomattavasti helpompaa arvioida. Riittävillä tiedoilla myös tarjoavat osapuolet eivät joudu tekemään niin paljon olettamuksia, joilla on vaara olla vääriä itse toteutusvaiheessa.
3. Kilpailutuksen tavoitteita ei ole selvillä
Tavoitteiden määrittäminen ja niissä pysyminen kilpailutuksen aikana on avain onnistumiseen. Kilpailuttavan osapuolen olisi syytä miettiä mitä kilpailutukseen halutaan lopulta sisällyttää ja millaisia vaatimuksia yrityksiltä ja toiminnalta mitataan. Tavoitteena voi olla esimerkiksi nykyisen ympäristön päivittäminen ajantasaiseksi tai esimerkiksi tietoturvan lisääminen. Lisäksi tulevaa kumppania ja palvelua voidaan arvioida erilaisin laatukriteerein.
Yksi yleisimmistä virheistä on kuitenkin, että tarjoavalta osapuolelta odotetaan kehityskohteita ja ehdotuksia, mutta kyseisiä toimenpiteitä ei ole asetettu kilpailutuksen tavoitteisiin. Oikeastaan jokainen ongelmakohta nivoutuu myös yhteen: Jos kilpailutuksen aikataulu on tiukka, organisaatio ei tiedosta nykyistä tilannetta ja asioiden selvittämiseen menee kauan aikaa tai niitä ei saada tarkennettua, on tarjoavalla osapuolella todella hankalaa edes esittää selkeitä ja aitoja kehityskohtia. Samalla haasteita voi tuoda myös se, että kovassa kilpailutilanteessa asioiden uudelleen organisointi tai esimerkiksi pilvisiirtymän tarjoaminen hatarin lähtötiedoin voi tuottaa ongelmia kun arvioidaan asiakkaalle tulevia kustannuksia. Mielestäni kilpailutusta voi myös jakaa osiin tai tehdä pohjatyöt hyvin: Ennen kilpailutusta voi toteuttaa esimerkiksi kartoitusprojektin, jossa selvitetään nykyinen ratkaisu ja sen kustannukset kipukohtineen. Tämän jälkeen toteutuksesta on huomattavasti parempi laatia tarjouspyynnöt ja kilpailutus kun on selkeää mitä kilpailutetaan ja millä tavoitteilla.
5. Kilpailutuksen aikataulu ei ole realistinen
Yleisenä neuvona on hyvä todeta, että itse kilpailutukseen on syytä varata riittävästi aikaa. Huolellisestikin suunniteltu kilpailutus ottaa myös kilpailuttavan osapuolen kalenterista kohtuullisen suuren loven. Usein tarjoavat osapuolet saavat esittää myös kysymyksiä ja tarkentavia tietoja tarvitaan, jotta ratkaisukokonaisuus voidaan muodostaa. Hyvän ja laadukkaan kilpailutuksen saa usein pilattua liian tiukalla aikataululla. On myös syytä muistaa, että ratkaisukokonaisuuden muodostaminen ottaa myös aikaa ja riittävällä aikataululla yritys kykenee saamaan laadukkaita ratkaisuehdotuksia.
Prosessin jälkeen usein valitaan voittava osapuoli. Käyttöönotto on usein osakokonaisuus kilpailutusta. Kannattaakin huomioida, että kilpailutuksessa saadaan riittävän todenmukaisia työmääräarvioita, vaikka tarjoava osapuoli ottaisikin liiketoiminnallista riskiä. Usein epäonnistuneet IT-projektit kun rinnastetaan karanneisiin kustannuksiin, mutta samoin myös aikataulun räikeään myöhästymiseen. Niinpä siirtoprosessiin on syytä varata kalenterista riittävästi aikaa.
Uskon, että laadukkaalla kilpailutuksella on mahdollisuus saada kustannussäästöjä, mutta myös parannusehdotuksia nykyiseen ympäristöön. Blogin tarkoituksena ei ollut kirjoittaa myyjän puolelta suruvirttä jokaisella ostajalle ja kilpailuttajalle, vaan pikemminkin nostaa yleisimpiä ongelmia esille.
Kilpailutusrikasta vuotta 2022!
