Vieraskynä: Paperiton, sähköinen vai digitaalinen taloushallinto?

kirjoittaja | loka 18, 2016 | Muut

Paperittomasta toimistosta puhuttiin jo 90-luvulla, sähköisestäkin jo jonkin aikaa ja nyt kaikki ympärillä digitalisoituu vauhdilla. Myös taloushallinto. Yhtä kaikki vai ei sittenkään?

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa yksinkertaistettuna yrityksen taloushallintoon liittyvien tehtävien, kuten ostolaskujen käsittelyä ja maksamista, myyntilaskujen laatimista ja lähettämistä, kirjanpidon, viranomaisilmoitusten ja raportoinnin hoitamista sähköisesti yhdessä järjestelmässä. Sähköisen taloushallinnon toimintaperiaatteena on, että tiedot kirjataan järjestelmään vain kerran, eheä kirjausketju päivittyy kirjanpitoon ja rutiininomaiset, manuaaliset prosessit automatisoidaan.

Digitaalisella taloushallinnolla puolestaan tarkoitetaan sitä, että kaikki tietovirrat ovat digitaalisessa muodossa ja käsittelyvaiheet automatisoitu. Jotta taloushallinto olisi digitaalista, eikä vain sähköistä, on kaikki taloushallinnon aineisto käsiteltävä sähköisesti sen kaikissa vaiheissa.

sahkoinen-taloushallinto

Sähköisen taloushallinnon hyödyt lienevät meille kaikille jo selvät: manuaalisen työn ja virheiden määrä vähenee, tieto saatavilla 24/7 ajasta ja paikasta riippumatta, läpinäkyvyys, laadukkaampaa tietoa päätöksen teon tueksi, se on vaivaton, kustannustehokas ja turvallinen… listaa voisi jatkaa vielä kuinka pitkään.

Kun saavutettavat hyödyt ovat tuoreessa mielessä, on hyvä kirkastaa myös muutama asia ennen matkalle lähtöä kohti digitaalista tulevaisuutta. Jotta matka sujuisi mahdollisimman jouhevasti, on hyvä pysähtyä miettimään yrityksen nykyisiä toimintamalleja.

 

Näiden askelmerkkien ja muistilistan avulla pääset hyvin alkuun:

 

• Tee selkeä päätös asiasta ja valitse projektille vastuuhenkilö. Näin luot projektille parhaat edellytykset onnistua ja pysyä aikataulussa.

• Kirkasta yrityksesi taloushallintoprosessin nykytila. Näin havaitset parhaiten tulevaisuuden oikeat tarpeet ja varmistat, että yrityksen sisällä on yhtenäinen ymmärrys nykytilasta ja tarpeesta.

• Kartoita yrityksellesi sopivia järjestelmätoimittajia. Konsultoi tilitoimistoasi, tutustu toimittajien referensseihin ja valitse kumppani, jolla on hyvä kokemus taloushallinnon ohjelmistoratkaisuista.

• Selvitä kuinka toimittajan tarjoamat ratkaisut istuvat yrityksesi muihin käytössä oleviin järjestelmiin. Valmiit integraatiot nopeuttavat ja helpottavat projektin läpimenoa.

• Laatikaa yhdessä toimittajan kanssa projektisuunnitelma. Näin molemmille osapuolille syntyy yhtenäinen käsitys projektista, sen tavoitteista ja toteutusaikataulusta.

• Varmista valitun toimittajan ylläpito- ja tukipalvelut. Hoidetaanko tuki kotimaassa vai onko se ulkoistettu muualle?

• Ole aktiivinen projektin aikana. Vaikka järjestelmätoimittaja vastaa teknisestä toteutuksesta, on asiakkaalla tärkeä rooli testauksessa ja sisäänajossa, jotta varsinaisella käyttöönottohetkellä vältytään ongelmilta.
Järjestelmät ovat kuin lääkkeet, vain oikeasti käytössä olevista järjestelmistä on hyötyä. Panosta siis koulutukseen ja ota kaikki hyöty irti sähköisestä taloushallinnosta.

 

Kirjoittaja: Pasi Kiikkinen, myyntijohtaja, EmCe Solution Partner Oy. EmCe Solution Partner Oy on taloushallinnon ohjelmistopalveluja tuottava perheyritys. EmCen ratkaisut yhdistävät eri toiminnot saumattomasti yhteen automatisoiden sähköisen taloushallinnon prosesseja tehden liiketoiminnastasi sujuvaa, tehokasta ja läpinäkyvää.

 

Kun IT-asentaja saapuu toimistolle
Synkkä ja myrskyinen päivitysten yö
#Pilvessä | NIS2-direktiivi tulee, oletko valmis?
#Pilvessä | NIS2-direktiivi tulee, oletko valmis?

#Pilvessä-podcastin toinen tuotantokausi jatkuu tauon jälkeen uusin jaksoin! Kauden neljättä jaksoa hostaa Micro Magicin Kimmo Haapavuori. Kimmon vieraaksi keskustelemaan tulevasta NIS2-direktiivistä ja sen tuomista muutoksista kyberturvallisuuden vaatimuksiin on...

#Pilvessä | Missä datan pitäisi asua?
#Pilvessä | Missä datan pitäisi asua?

Kimmon vieraaksi on saapunut Netchainin Heikki Paananen ja tässä jaksossa keskustellaan datan sijainnista. Yritysten data on yhä enemmän hajallaan ja toisaalta myös maailmantilanne on nostanut datan sijainnin monen yritysjohdon pöydälle. Mitä kaikkea yritysten pitäisi...

#Pilvessä | Tekoäly – hypestä liiketoimintahyödyksi
#Pilvessä | Tekoäly – hypestä liiketoimintahyödyksi

Tässä jaksossa Timo Haapavuoren vieraana on Fujitsun Senior Sales Lead Samuli Kunttu ja luvassa on keskustelua tekoälystä. Missä vaiheessa yritykset menevät erilaisten tekoälysovellutusten kanssa? Miten taklata tekoälyratkaisuihin liitettävät merkittävät kustannukset?...

<h6>Magic Cloud</h6>
Magic Cloud
MANAGED MAGIC CLOUD

Managed Cloud -palvelut kotimaisesta pilvestämme, jotta datanne on turvassa, pilviympäristö kustannustehokas ja tarpeisiin optimoitu.

YHTEYDET

Toimivat ja helposti hallittavat yhteydet ovat toiminnan edellytys. Jätä ne meidän huolehdittavaksi.

TIETOTURVA

Erilliset tietoturvapalvelumme vievät pilviympäristönne tietoturvan ylläpidon ja kehittämisen seuraavalle tasolle.

TÄSMÄISKUT

Täsmäiskuilla saatte asiantuntijan silmäparin pilven tärkeimpien osa-alueiden toimivuuteen.

AJANKOHTAISTA