Mikä erottaa modernit IT-ratkaisut perinteisistä? Itse näen perinteisinä IT-ratkaisuina paikallisesti toteutetut ympäristöt ja toimintatavat. Ohjelmat ja tiedostot sijaitsevat käyttäjien omilla tietokoneilla tai yrityksen tiloissa olevilla palvelimilla. Kokoukset pidetään yhden pöydän ääressä neuvotteluhuoneessa ja kaikki seuraavat agendaa saman videotykin kuvan kautta. Pöytäkirjat ja sopimukset allekirjoitetaan samaisen neuvottelupöydän ääressä ja paperit skannataan jälkikäteen sähköiseen muotoon.
Uusilla IT-ratkaisuilla pystytään tehostamaan käyttäjien työskentelyä monin eri tavoin. Keskeisiä tekijöitä ovat vapautuminen yksittäisistä laitteista ja paikoista. Nykyaikaiset palvelut mahdollistavat sekä oman työn tekemisen että muiden kanssa työskentelyn perinteisiä tapoja vapaammin, tehokkaammin ja huomattavasti helpommin.
Kuluneen vuoden aikana monissa yrityksissä on otettu tehokkaasti käyttöön moderneja IT-ratkaisuja. Erilaiset pilvipalvelut näyttelevät keskeistä roolia tämän päivän IT:ssä. Tiedostot ovat siirtyneet pilveen, jolloin ne ovat käyttäjän käytettävissä tilanteesta ja paikasta riippumatta.
Erilaiset ryhmätyöpalvelut ovat mahdollistaneet käyttäjien välisen yhteistyön myös silloin, kun koronapandemia tai yksinkertaisesti esimerkiksi pitkä välimatka on estänyt fyysiset tapaamiset. Tiedostojen yhteismuokkaus, etäpalaverien pitäminen ja digitaalinen allekirjoittaminen ovat esimerkkejä moderneista palveluista, jotka ovat erittäin edullisia, helppokäyttöisiä ja nopeasti käyttöönotettavia.
Monilla aloilla ja monissa tilanteissa erilaisilla etätyöskentelyratkaisuilla pystytään parantamaan tuottavuutta sekä asiakas- ja työntekijäkokemusta. Jatkossakin on tilanteita, joissa fyysinen tapaaminen on oikea tapa hoitaa asioita. Kuitenkin monissa tilanteissa virtuaaliset kokoukset, neuvottelut ja seminaarit ovat parempia vaihtoehtoja. Matkustamiseen kulunut aika, raha ja ympäristövaikutus ovat usein suhteettoman suuria hyötyihin verrattuna.
Nykyaikaiset IT-ratkaisujen edut eivät kuitenkaan rajoitu vain etätilanteisiin, vaan ne tehostavat monin tavoin myös toimistolla tapahtuvaa tekemistä. Usein toimiston paikallisesta palvelimesta luopuminen vapauttaa yrityksen resursseja, parantaa tietoturvaa ja helpottaa tiedonhallintaa.
Aiemmin paikalliset palvelimet olivat yrityksissä erittäin yleisiä. Nykyisin palvelimilta edellytettävät korkean käytettävyyden ja tietoturvan vaatimukset eivät enää suosi paikallisia toteutuksia. Yhden yrityksen tarpeisiin toteutettavat ratkaisut tulevat yleensä suhteettoman hinnakkaiksi ja vaativat paljon ylläpidollista työtä ja osaamista.
Tietoturva on aihe, joka nostaa päätään kaikessa tietotekniikkaan liittyvässä keskustelussa. Koska pilvipalvelut ovat yrityksille perinteisiä palveluita näkymättömämpiä, tietoturva unohtuu helpommin. Pilvipalveluiden tietoturva ei lähtökohtaisesti ole sen parempaa tai huonompaa, kuin muissa IT-palveluissa, mutta tätäkään aspektia ei sovi ohittaa olankohautuksella. Joissain pilvipalveluissa tietoturva on vakiona hyvällä tasolla, joissain toisissa taas tietoturva pitää erikseen suunnitella ja käyttöönottaa.
Pilvipalveluiden käytön kasvaessa pilvistrategian tarve on monissa yrityksissä kasvanut. Pilvistrategia ohjaa yrityksen valintoja, nostaa palveluiden hankintaan liittyvät huomionarvoiset asiat esille ja nivoo eri järjestelmät ja ratkaisut yhteensopivaksi ja tietoturvalliseksi kokonaisuudeksi.