Vuodenvaihteessa budjetointi rytmittää monen organisaation arkea. Vanha budjettikausi päättyy ja uusi alkaa. Budjetointi on usein vaikeaa, mutta jostain syystä IT-budjetointi tuntuu olevan vielä vaikeampaa. Muistaako kukaan koskaan onnistuneensa IT-budjetin laadinnassa? Minä nimittäin en muista. Onnistuneeseen budjetointiin ei riitä, että on pysytty budjetissa, tai että suunnitellut kustannukset toteutuivat. Onko onnistuttu saavuttamaan tavoiteltu vaikutus?
Talousosastolle budjetti, suunnitelmallisuus ja ennakointi on arkea. Juhlapuheissa näin on myös IT:n kohdalla, mutta todellisuus on tarua ihmeellisempää. IT-budjetointi on vaikeaa, koska IT:n tekeminen on yhä edelleen reagointia. Me IT-alalla olemme tottuneet siihen, että reagoimme nopeasti, kun pelikaani osuu turbiiniin. Tämä on taito, jota ei tyypillisesi talousosastolla ole. Siinä missä talousosastolla budjetointi tarkoittaa varsin konkreettista suunnitelmaa budjettikaudelle, IT-osastolle budjetointi tarkoittaa parhaimmillaankin suuntaa tekemiselle ja hyvää arvausta tähän liittyvistä kustannuksista ja aikatauluista. Lisäksi siinä missä talousosastolla vallitsee tyypillisesti varovaisuusperiaate arvioita tehtäessä, IT-osasto tuppaa arvioimaan sekä ajankäytön että kustannukset poikkeuksetta alakanttiin.
Ongelma on mielestäni ennen muuta kulttuurinen. IT on noussut muutamassa kymmenessä vuodessa nollasta nykyiseen merkittävään rooliin organisaatioiden arjessa niin kustannusten kuin toiminnallisuuksienkin näkökulmasta. Hyvästä yrityksestä huolimatta IT:hen liittyvä hallinto ei ole pystynyt kasvamaan IT:n merkityksen kasvun mukana. IT on tämän päivän käsityöläisammatti – vaikka sitä voikin tehdä kauluspaita tai huppari päällä – ja siihen liittyvä hallinto toimii usein kuin pienen käsityöläisverstaan hallinto. Hienot tittelit kuten CTO, arkkitehti, specialisti ja vastaavat eivät automaattisesti tarkoita sitä, että toiminta olisi samalla tavalla systemaattista kuin vaikkapa vuosituhansien aikana kehittynyt rakennusarkkitehtuurin toimiala. IT on toimialana nuori ja se myös näkyy niin hyvässä kuin pahassakin.
Tämä ongelma tunnistetaan kaikkialla. Miksi asialle ei ole onnistuttu tekemään isossa kuvassa paljoakaan? On totta, että kypsempiin toimialoihin verrattuna aikaa kehittyä on ollut todella vähän. Kuitenkin yleensä muilla aloilla opittuja hyviä käytäntöjä pystytään varsin nopeasti siirtämään uusille aloille. Miksi tämä ei ole IT-alalla onnistunut?
Kuten tiedämme, IT-alalla on valloillaan voimakas individualismin ihannoinnin kulttuuri. Tähän liittyy valtavasti positiivisia vaikutuksia. Mikäpä muu ala olisi yhtä suvaitsevainen tai joustava? Heikkoutena tässä on kuitenkin organisaatioihin levinnyt rohkeuden puute kehittää IT:tä organisaationa.
Me käytämme valtavia taloudellisia panostuksia yksilöiden kehittämiseen ja olemmekin luoneet moneen organisaatioon yksisarvisten ihmeidentekijöiden myytin. Sen sijaan olemme erittäin huonoja kehittämään IT:tä organisaationa, koska tässä kohtaa pelkäämme astuvamme yksilön varpaille. Pelko on yleensä aiheeton. Ainakin oman kokemukseni mukaan nämä yksilöt kaipaavat selkeämpää johtamista, selkeämpiä prosesseja ja lisää yhdessä tekemistä. Vikaa ei siis kannata mielestäni lähteä etsimään IT-alalla toimivista asiantuntijoista. Me, jotka olemme johtamassa tätä tekemistä, on syytä katsoa peiliin ja kysyä itseltämme: Miten minusta voisi tulla parempi ihmisten johtaja? Miten oppisin paremmin tasapainoilemaan kovan teknologia johtamisen ja ihmisten johtamisen välillä? Molempia taitoja nimittäin tarvitaan. Siinä kohtaa, kun IT-budjetin toteuttamiseen tarvitaan yhden henkilön sijaan organisaatio, tätä organisaatiota on kyettävä johtamaan suunnitelmallisesti ja systemaattisesti. Niin kauan kuin tähän ei pystytä, IT-budjetointi pysyy hyvänä arvauksena tekemisen suunnasta.
Miten luoda liiketoimintaa tukeva IT-budjetti? Loimme yhdessä asiantuntijoidemme kanssa oppaan, johon pääset tästä.
Magic Cloud on pilvipalveluiden huippuasiantuntija. Teemme töitä paremman pilvipalvelun puolesta, jotta voimme olla onnellisesti pilvissä. Silloin asiakkaan tarpeet ohjaavat ratkaisuja, ei tekniikka. Emme piiloudu, olemme avoimia ja joustavia, jotta yhteistyö kanssamme on ylivertaista.
Kirjoittaja Timo Haapavuori, toimitusjohtaja, Magic Cloud
