Paperittomasta toimistosta puhuttiin jo 90-luvulla, sähköisestäkin jo jonkin aikaa ja nyt kaikki ympärillä digitalisoituu vauhdilla. Myös taloushallinto. Yhtä kaikki vai ei sittenkään?
Sähköinen taloushallinto tarkoittaa yksinkertaistettuna yrityksen taloushallintoon liittyvien tehtävien, kuten ostolaskujen käsittelyä ja maksamista, myyntilaskujen laatimista ja lähettämistä, kirjanpidon, viranomaisilmoitusten ja raportoinnin hoitamista sähköisesti yhdessä järjestelmässä. Sähköisen taloushallinnon toimintaperiaatteena on, että tiedot kirjataan järjestelmään vain kerran, eheä kirjausketju päivittyy kirjanpitoon ja rutiininomaiset, manuaaliset prosessit automatisoidaan.
Digitaalisella taloushallinnolla puolestaan tarkoitetaan sitä, että kaikki tietovirrat ovat digitaalisessa muodossa ja käsittelyvaiheet automatisoitu. Jotta taloushallinto olisi digitaalista, eikä vain sähköistä, on kaikki taloushallinnon aineisto käsiteltävä sähköisesti sen kaikissa vaiheissa.
Sähköisen taloushallinnon hyödyt lienevät meille kaikille jo selvät: manuaalisen työn ja virheiden määrä vähenee, tieto saatavilla 24/7 ajasta ja paikasta riippumatta, läpinäkyvyys, laadukkaampaa tietoa päätöksen teon tueksi, se on vaivaton, kustannustehokas ja turvallinen… listaa voisi jatkaa vielä kuinka pitkään.
Kun saavutettavat hyödyt ovat tuoreessa mielessä, on hyvä kirkastaa myös muutama asia ennen matkalle lähtöä kohti digitaalista tulevaisuutta. Jotta matka sujuisi mahdollisimman jouhevasti, on hyvä pysähtyä miettimään yrityksen nykyisiä toimintamalleja.
Näiden askelmerkkien ja muistilistan avulla pääset hyvin alkuun:
• Tee selkeä päätös asiasta ja valitse projektille vastuuhenkilö. Näin luot projektille parhaat edellytykset onnistua ja pysyä aikataulussa.
• Kirkasta yrityksesi taloushallintoprosessin nykytila. Näin havaitset parhaiten tulevaisuuden oikeat tarpeet ja varmistat, että yrityksen sisällä on yhtenäinen ymmärrys nykytilasta ja tarpeesta.
• Kartoita yrityksellesi sopivia järjestelmätoimittajia. Konsultoi tilitoimistoasi, tutustu toimittajien referensseihin ja valitse kumppani, jolla on hyvä kokemus taloushallinnon ohjelmistoratkaisuista.
• Selvitä kuinka toimittajan tarjoamat ratkaisut istuvat yrityksesi muihin käytössä oleviin järjestelmiin. Valmiit integraatiot nopeuttavat ja helpottavat projektin läpimenoa.
• Laatikaa yhdessä toimittajan kanssa projektisuunnitelma. Näin molemmille osapuolille syntyy yhtenäinen käsitys projektista, sen tavoitteista ja toteutusaikataulusta.
• Varmista valitun toimittajan ylläpito- ja tukipalvelut. Hoidetaanko tuki kotimaassa vai onko se ulkoistettu muualle?
• Ole aktiivinen projektin aikana. Vaikka järjestelmätoimittaja vastaa teknisestä toteutuksesta, on asiakkaalla tärkeä rooli testauksessa ja sisäänajossa, jotta varsinaisella käyttöönottohetkellä vältytään ongelmilta.
Järjestelmät ovat kuin lääkkeet, vain oikeasti käytössä olevista järjestelmistä on hyötyä. Panosta siis koulutukseen ja ota kaikki hyöty irti sähköisestä taloushallinnosta.
Kirjoittaja: Pasi Kiikkinen, myyntijohtaja, EmCe Solution Partner Oy. EmCe Solution Partner Oy on taloushallinnon ohjelmistopalveluja tuottava perheyritys. EmCen ratkaisut yhdistävät eri toiminnot saumattomasti yhteen automatisoiden sähköisen taloushallinnon prosesseja tehden liiketoiminnastasi sujuvaa, tehokasta ja läpinäkyvää.
