Pidin tällä viikolla webinaarin tiedostojen hallinnan haasteista ja näiden haasteiden taltuttamisesta. Jokaisella yrityksellä on tietoja ja tiedostoja, joiden sujuva käyttäminen on yrityksen toiminnan kannalta välttämätöntä. Toisaalta jokaisella yrityksellä on myös tietoja, joiden ei haluta päätyvän väärien silmien eteen.
Tiedostojen hallinnan haasteet hieman vaihtelevat käytössä olevan tallennusmuodon ja -sijainnin mukaan, mutta noudattelevat pääosin samoja säveliä. Mikäli tiedostot sijaitsevat missä tahansa pilvipalvelussa ja ovat saatavilla internetin välityksellä työnantajan IT-ympäristön ulkopuolelta, haasteiksi saattavat nousta esimerkiksi pilvipalvelun datan sijaintiin ja dataomistajuuteen liittyvät ehdot. Varsinkin ulkomaisien palvelutarjoajien ehdot jäävät kaiken lisäksi usein tarkemmin perehtymättä.
Lisäksi useimpien jo käyttäessä pilvipalveluja sujuvasti ja jopa huomaamatta mobiililaitteissa, ja pilvipalveluiden joustavuuden tullessa tutuksi, työntekijät siirtyvät käyttämään omia pilvipalveluitaan työhön liittyvien tiedostojen sujuvaan liikutteluun. Tällöin yrittäjällä ei ole minkäänlaista mahdollisuutta päästä käsiksi siihen, mitä tiedostoja, missä ja miten yrityksen ulkopuolella käytetään. Mikäli tiedostot sijaitsevat työntekijän tietokoneella tai käyttämässä pilvipalvelussa, saattavat tiedostot myös jäädä työntekijälle esimerkiksi työsuhteen päättyessä.
Vieläkin löytyy toki yrityksiä, jotka vannovat oman fyysisen datasijainnin voimaan: kun data on tallessa omilla palvelimilla, päätelaitteilla tai vaikkapa ulkoisilla kovalevyillä, tiedostojen ja tietojen hallinta tuntuu konkreettiselta. Yhtä konkreettiselta tosin tuntuu kyseisen tiedostosijainnin hajoaminen tai katoaminen, siinä missä yksittäisenkin tiedoston vaurioituminen. Näin ollen toimimattomiin (tai jopa olemattomiin) varmistuksiin ja vaikkapa versiohistorian esiin kaivamiseen liittyy paljon tuskailua ja yrittäjän näkökulmasta hukkaan heitettyä aikaa.
Toimivan, joustavan ja luotettavan pilvipalvelun avulla voidaan vastata näihin tiedostojen hallintaan liittyviin haasteisiin:
- suomalaisen pilvipalvelutarjoajan pilvessä palvelun ehdot ovat helposti luettavissa ja selvitettävissä
- palvelun suomenkielinen tukipalvelu vähentää IT-tuskailuun kuluvaa aikaa
- työnantajan on mahdollista tarkastella yrityksen tiedostojen käyttöä ja jakamista
- tiedostojen ja kansioiden jakaminen ja yhteiskäyttö on helppoa
- pilvipalvelun tarjoamat rajapinnat vähentävät manuaalista tallennustyötä
- tiedostojen versiohistoria on käyttäjien itsensä saatavilla ilman erillisiä palautuksia varmistuspalvelimilta
Lisäksi pari pientä käytännöllistä seikkaa vinkiksi tiedostojen hallintaan liittyen:
- pilvipalvelussa käyttäjästä johtuva tietoturvavuoto on mahdollista paikata, sillä esimerkiksi sähköpostitse väärälle käyttäjälle lähetetty linkki on mahdollista muuttaa jälkikäteen toimimattomaksi
- pilvipalvelun tarjoaja vastaa palvelun tietoturvapäivityksistä ja salauksista – taas yksi IT-murhe vähemmän 🙂
Magic Cloudin Magic ShareFile -tiedostojen jako- ja hallintapalvelu vastaa kaikkiin edellä mainittuihin haasteisiin. Voit tutustua Magic ShareFileen tarkemmin täällä.
Kuulen mielelläni lisää yrityksenne tarpeista ja mahdollisista haasteista tiedostojen hallintaan liittyen, ja autan teitä löytämään tarkoituksenmukaisimman ratkaisun tehokkaaseen ja tietoturvalliseen tiedostojen hallintaan.