Magic Cloud Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1  Yleistä

Magic Cloud Oy (jäljempänä ”Magic Cloud” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme tarjoamiimme palveluihin (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa yhteyshenkilömme Timo Haapavuori, timo.haapavuori@magiccloud.fi.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 14.10.2020.

2  Rekisterinpitäjä

Nimi: Magic Cloud Oy
Osoite: Hallituskatu 8A, 33200 Tampere
Puhelin: 010 328 4700
Email: myynti@magiccloud.fi
Y-tunnus: 2483428-8

3  Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä asiakkaidemme sopimusyhteyshenkilöiden ja palveluidemme käyttäjien (jäljempänä myös ”Sinä”) henkilötietoja.

4 Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavia asiakkaidemme sopimusyhteyshenkilöitä ja palveluidemme käyttäjiä koskevia henkilötietoja:

• etu- ja sukunimesi;
• yhteystietosi (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero);
• asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta;
• asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. tilaus- ja ostokäyttäytymistiedot, palautteet, reklamaatiot);
• laskutus- ja perintätietosi;
• sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tietosi (esim. uutiskirjeen tilaus);
• rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio);
• mahdolliset markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tietosi; ja
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

5  Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään tai asiakkaamme sopimusyhteyshenkilöltä asiakassuhteen aikana sekä palveluiden käytön kautta.

6 Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojesi käsittelyn peruste on alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva oikeutettu etumme.

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on rekisteröidyn edustaman yrityksen ja Magic Cloudin välisen asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito. Henkilötietoja käsitellään asiakkaan kanssa tehdyn palvelusopimuksen mukaisten palveluiden tuottamiseen ja hallinnointiin sekä asiakassuhteen ja asiakasviestinnän hoitamiseen. Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia.

Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

7 Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset

Käytämme kolmansien osapuolten palveluja henkilötietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen. Tietoja voidaan luovuttaa alihankkijoille silloin, kun ne osallistuvat tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen. Kolmannet osapuolet toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön edellyttämin tavoin.

Voimme siirtää henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan lain mukaisella perusteella.

8 Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietojasi säilytetään enintään kuusi vuotta (kirjanpitolainsäädännön velvoitteet) ajan asiakassuhteen päättymisestä. Huomioithan, että henkilötietojasi voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

9 Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojesi poistamista;
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
• saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta.

Mahdollinen asiakkaan henkilötietoa koskeva manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on rajoitettu pääsy. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.

Muun kuin manuaalisen aineiston osalta Magic Cloud on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet asiakkaan henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tietojen käyttämiseltä tai tietojen tuhoutumiselta. Asiakkaalle tarjotusta palvelusta riippuen Magic Cloudin teknisestä ylläpidosta vastaavalla henkilökunnalla saattaa olla pääsy palveluihin liitettyjen henkilöiden henkilötietojen tarkastelemiseen esimerkiksi helpdesk-toiminnan yhteydessä. Magic Cloudin henkilökunta on allekirjoittanut erillisen tietosuojasopimusliitteen. Henkilöstön oikeudet ja valtuudet palveluiden tuottamisessa käytettävissä tietojärjestelmissä rajataan työtehtävien laajuus huomioon ottaen ja järjestelmiin pääsyä hallitaan kohdennettujen käyttöoikeuksien kautta.

Salaamme Yhtiömme ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot.

11  Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse asiakaspalveluumme osoitteeseen myynti@magiccloud.fi. Voit myös ottaa yhteyttä verkkosivustomme palautelomakkeen kautta, henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Magic Cloud Oy

Hallituskatu 8A

33200 Tampere