Sunnuntaina 22.1.2017 Liikenneviraston aikataulujärjestelmään tullut häiriö aiheutti ongelmia laajalti Suomen junaliikenteessä. Kymmenet junat olivat aikatauluistaan reilusti myöhässä, ja ihmiset joutuivat odottelemaan epätietoisina junien kulkutietoja.

Tätä tekstiä kirjoittaessani järjestelmän ongelman syy ei vielä ole tiedossa. Tiedossa kuitenkin on, että oli olemassa toimiva, junaliikenteen normaalin jatkumisen turvaava varajärjestelmä. Ongelma kuitenkin oli, ettei kyseistä varajärjestelmää osattu ottaa käyttöön.

Olen varma, että vastaavanlainen tilanne on lukuisissa muissakin yrityksissä ja organisaatioissa: varsin usein erilaisiin ongelmatilanteisiin on varauduttu varajärjestelmillä ja ongelmatilanteiden varalta laadituilla varasuunnitelmilla. Ajan kuluessa, ja pääjärjestelmien toimiessa, varajärjestelmät ja -suunnitelmat ovat kuitenkin unohtuneet.

Yksi hyvä esimerkki on arkipäiväiseltä ja itsestään selvältä kuulostava datan varmistusratkaisu. Yleensä uutta IT-järjestelmää käyttöönotettaessa huolehditaan varmistusratkaisusta, joka varmistaa tärkeän datan tallentumisen vähintään kahteen eri sijaintiin. Useimmiten myös varmistusjärjestelmän toimivuus on jollain tavoin seurannassa.

Ongelmat kuitenkin yleensä ilmenevät vasta ajan myötä, jolloin datan kadotessa sen ensisijaisesta sijainnista järjestelmän ylläpitäjän osaaminen tulee punnituksi. Mikäli ylläpitäjä ei tunne varajärjestelmän käyttöönottoprosessia, varmistetun datan käyttöönotto ei tapahdu nopeasti ja sujuvasti. Pahimmillaan ylläpitäjä ei välttämättä edes tiedä, missä varmistettu data sijaitsee. Ei myöskään ole tavatonta, ettei ylläpitäjällä ole tunnuksia, salasanoja tai käyttöoikeuksia varajärjestelmään.

Varajärjestelmän toimivan ja sujuvan käyttöönoton kannalta on tärkeää, etteivät varajärjestelmät ole vain yhden tai kahden ihmisen vastuulla. Tällöin vältetään sitoutuminen yhden tietyn henkilön osaamiseen ja läsnäoloon. Luonnollisesti mitä isommasta organisaatiosta, järjestelmästä ja sen vaikutuksista on kysymys, sitä monipuolisempi varmistuskokonaisuuden ylipäätään täytyy olla.

Tietysti oletus ja tavoite on, että varajärjestelmiä ei tarvittaisi. On tarkoituksenmukaista ja ensisijaista pyrkiä primäärin järjestelmän moitteettomaan toimivuuteen. Mutta koska ongelmatilanteisiin on kuitenkin varauduttava, tulee varautuminen tehdä hyvin ja suunnitelmallisesti: ongelmatilanteiden varalta laadittava toimintasuunnitelma ja toteutus on tehtävä kokonaisvaltaisesti. Asianomaisten henkilöiden on tiettävä ja tunnettava järjestelmä sekä heillä on oltava käytännössä opeteltuna ja harjoiteltuna erilaisten ongelmatilanteiden toimintatavat.

Mitä voimme oppia viikonlopun junaliikenteen ongelmista? Viikonlopun tapauksen myötä kehotan varmistamaan IT-järjestelmän ylläpitäjältä varajärjestelmien käyttöönoton toimintasuunnitelman ja kokeilemaan käyttöönoton toimivuutta. Sunnuntain kaltaiset ongelmat ovat helposti vältettävissä.