Myynti: 010 328 4701 | Tekninen tuki: 010 328 4709

Ajankohtaista / Blogi

Kimmo Haapavuori

Tarvitseeko Microsoft Office 365 varmistuksen?

16.4.2019 | Microsoft Office 365, Office 365 varmistuspalvelu, varmistukset, varmuuskopio,

Microsoft Office 365 -palvelu on saavuttanut Suomessa erittäin laajan suosion, eikä ihme. Palvelu kehittyy ja laajentuu jatkuvasti. Office 365 tarjoaa erittäin monipuoliset työkalut, ei pelkästään sähköpostiin, vaan kokonaisvaltaiseen kommunikointiin, ryhmätyöskentelyyn ja yrityksen tietojen käsittelyyn.

Office 365:n sähköpostin, tiedostopalvelun, Teamsin ja monien muiden ominaisuuksien myötä suuri osa yrityksen kriittisestä datasta ja informaatiosta voi olla keskitettynä yhteen palveluun. Tämä tuo moniin käyttötilanteisiin nopeutta ja sujuvuutta. Pilvessä olevat tiedostot on helppo jakaa kollegalle ja niiden muokkaaminen pilven kautta käy vaivattomasti.

Käytettävyys ja varmuuskopiot

Microsoft on rakentanut palveluympäristönsä erittäin korkean käytettävyyden ehdoilla ja palvelun käyttökatkoja on ollut vähän. Mutta mitä korkea käytettävyys Microsoft Office 365:n kohdalla oikeastaan tarkoittaa? Mitä eroa on, jos tiedostoista on olemassa peilaus (mirror) tai kopio?

Datan peilauksella tarkoitetaan, että sama tieto on tallennettuna samanlaisena useassa eri sijainnissa. Microsoft Office 365 -palvelu on tuotettu siten, että kaikki pilveen tallennettu data on peilattuna useammassa Microsoftin konesalissa. Tämä takaa, että yhden konesalin vikaantuminen tai edes tuhoutuminen, ei näy käyttäjälle, sillä kaikki data on peilikuvana käytettävissä toisen konesalin kautta.

Kopiolla puolestaan tarkoitetaan, että datasta otetaan tarkka kopio tietyllä hetkellä ja tämä kopio talletetaan erilleen käytössä olevasta datasta. Kopio siis pysyy muuttumattomana, eikä tiedostoihin myöhemmässä vaiheessa tehdyt muutokset tai tiedostojen poistaminen muuta kyseisen kopion sisältöä. Varmuuskopiot ovat siis tietyllä hetkellä otettuja kopioita kulloisestakin tilanteesta.

Microsoft Office 365:n varmistukset

Miten Microsoft Office 365 -palvelun varmistukset ovat toteutettu? SharePoint ja OneDrive for Business on mahdollista palauttaa jopa 180 päivän takaiseen tilanteeseen. Office 365 Groups on puolestaan palautettavissa 30 päivän ajalta. Sähköpostin osalta varmuuskopioita on mahdollista palauttaa 14 päivän ajalta. Sähköpostin varmistusten pituutta on Microsoftin palvelussa mahdollista pidentää enintään 30 päivään.

Kuulostaako hyvältä, varmuuskopiothan on olemassa melko pitkältäkin aikaväliltä? Tutkimusten mukaan kuitenkin todellisuudessa kuluu jopa 140 päivää, ennen kuin tiedostojen katoaminen huomataan, tai vaihtoehtoisesti huomataan, että tarkoituksellisesti poistettua tiedostoa tarvittaisiinkin edelleen.

Yhdysvaltalaisen Pepperdinen yliopiston tekemän tutkimuksen mukaan jopa 32% yrityksistä on menettänyt pilvessä olleita tiedostoja. Näistä tiedostoista peräti 64% on käyttäjän itsensä tahallisesti tai tahattomasti poistamia tietoja. 16% tiedostojen menetyksistä johtuu ohjelmassa tapahtuneen virheen seurauksena. Haittaohjelmat tai virukset tuhoavat 13% tiedostoista. Entäpä loput 7%? Näissä tapauksissa tyytymätön työntekijä voi esimerkiksi poistaa yhteystietoja tai kokonaisia postilaatikoita. SharePoint-järjestelmävalvojan tunnuksilla on myös mahdollista poistaa koko ympäristö, jolloin se on välittömästi täysin tuhottu eikä palautusmahdollisuutta ole.

Microsoft Office 365 on itsessään erinomainen palvelu, mutta on syytä tiedostaa, että palvelun omat työkalut tiedostojen palauttamiseen ovat varsin rajalliset. Varmistusten aikajänteet ovat lyhyet, ja tietyissä tilanteissa data voi olla mahdotonta palauttaa edes näiden palautusaikojen puitteissa.

Luonnollisesti tähän ongelmaan on toki olemassa ratkaisu. Office 365 -ympäristön varmistaminen luotettavasti on erittäin helppoa, nopeaa ja myös edullista. Office 365 -varmistuspalveluita on markkinoilla lukuisia, mutta on hämmentävää, miten vähän niitä on käytössä. Parhaat varmistusratkaisut toimivat täysin automaattisesti ja niiden kautta voidaan palauttaa kadonneita tiedostoja, sähköposteja, keskusteluita ja muita tietoja muutamissa minuuteissa ja tarvittaessa jopa palvelun koko käyttöhistorian mittaiselta ajalta.

Kovin monella meistä on omakohtaistakin kokemusta siitä, että jokin sähköposti tai tiedosto on tullut epähuomiossa poistettua ja myöhemmin sille olisi ollut paljonkin käyttöä. Onko teidän yrityksenne varautunut siihen, että tarvittavat Office 365 -tiedot ovat tarpeen vaatiessa palautettavissa nopeasti ja varmasti?

Jos varmistukset herättävät ajatuksia tai kysymyksiä, niin olisi mukava kuulla niistä. Mielelläni keskustelen aiheesta ja toki myös olen avuksi, jos yrityksellänne on tarvetta Office 365 -palvelun varmistusten ajantasalle saattamisessa.

Kimmo Haapavuori

Kimmo Haapavuori

Liiketoimintajohtaja